공공기관의 문서고는 단순한 '짐'이 아닙니다. 수십 년간 쌓아온 행정 기록과 중요 자료가 켜켜이 쌓인, 기관의 역사 그 자체입니다.

한국 ○○○○공사 문서고를 체계적으로 이전한 현장사례입니다. 한국 ○○○○공사에서 보관 중이던 대용량 문서 자료와 서가 시스템 전체를 새로운 공간에 안착시킨 기록을 공유합니다.

1. 프로젝트 개요

2. 주요 이전 과제 및 해결 방안

수만 건 공공 기록물의 배열 보존 이전

한국 ○ ○○ ○공사 문서고에는 수십 년에 걸쳐 등록·관리된 공공 기록물이 서가별로 정밀하게 배열되어 있었습니다. 공공기관 특성상 문서의 순서와 위치는 업무 연속성과 직결되며, 이전 과정에서 배열이 흐트러질 경우 자료 검색과 행정 처리에 심각한 지장이 초래될 수 있습니다

에이원 해결

구역별 바구니 단위 이송 방식을 적용했습니다. 서가의 각 칸에 보관된 자료를 전용 다단 바구니에 담고, 바구니마다 구역·순번·위치 정보를 기재한 송표를 부착하여 이전 전 과정에서 배열 정보를 유지했습니다. 도착지에서는 동일한 순번으로 복원하여 문서 배열 오류없는 이전을 달성했습니다.

과제 2) 대형 서가 및 이동식 경량랙의 분해·재조립

문서고에는 대형 고정식 서가와 이동식 경량랙이 설치되어 있었습니다. 자료를 모두 반출한 이후 서가 구조물 자체를 분해하여 운송하고, 도착지에서 원래 구성대로 재조립해야 했습니다. 잘못된 조립이나 수평 불량은 구조물 안전과 문서 보관 품질에 직접적인 영향을 미칩니다.

에이원 해결

서가와 경량랙을 순차 분해하면서 유닛 번호 라벨을 각 부품에 부착하고, 볼트·너트 등 소형 부품은 지퍼백에 담아 해당 유닛과 함께 보관했습니다. 도착지에서는 역순 재조립 후 정밀 수평 설치(레벨링)와 구동 테스트를 시행하여 안전성을 확인했습니다.

과제3) 공공기관 특성에 맞는 체계적 반출·반입 관리

공공기관 문서고 이전에서는 물품 목록 관리와 순차 반출·반입이 필수입니다. 방대한 문서 바구니와 서가 부품이 뒤섞이거나 누락되면 현장 복구에 많은 시간과 비용이 소요됩니다.

에이원 해결

반출 전 사전 검수를 통해 구역별로 물품을 분류하고, 순차 반출·순차 반입 원칙을 준수하여 혼재를 방지했습니다. 차량 상차 시에는 적재 목록과 대조 검수를 실시하고, 도착지 반입 후에도 전수 확인하여 분실·오배치 없이 이전을 완료했습니다.

3     이전 수행 프로세스

[표준공정 1단계, 이전 계획 수립 및 설계]

문서고 현장을 직접 방문하여 서가 배치 현황, 경량랙 규격·수량, 엘리베이터 운용 가능 여부, 차량 진입 동선을 면밀히 사전 실사하였습니다. 실사 결과를 바탕으로 구역별 이전 시나리오와 투입 인력 계획, 필요 자재 및 장비 계획을 수립하고, 한국 ○ ○○ ○공사 담당자와 세부 일정 및 이전 시나리오를 협의하고, 이전 로드맵 설계를 완료하였습니다.

[표준공정 4단계, 정밀 포장 및 분해 작업]

문서고 이전의 핵심은 바구니 단위 정밀 포장입니다. 서가의 각 칸에 보관된 자료를 구역·순번에 따라 전용 바구니에 담고, 바구니마다 물품 송표를 부착하고 적재 리스트를 구성하여 이전 전 과정에서 배열 정보를 유지했습니다.

대형 서가와 경량랙은 순차 분해하면서 유닛번호 라벨을 부착하고, 소형 부품은 라벨링된 지퍼백에 별도 보관했습니다. 사진에서 확인하실 수 있듯이, 작업팀은 문서 순서가 흐트러지지 않도록 칸 단위로 꼼꼼하게 바구니에 옮기는 작업을 수행했습니다.

 [표준공정 6단계, 안전 상차]

문서 바구니와 서가 부품을 지정된 순서에 따라 차량에 상차했습니다. 파손 우려가 있는 자료는 보양재를 투입한 후 상차하고, 물품 특성에 따라 리프트 또는 계단받이를 활용하여 안전하게 적재했습니다. 차량 내 빈 공간을 보양 자재로 완전 고정하여 운송 중 흔들림과 파손 위험을 방지하였습니다..

사진에서 보이는 것처럼, 대형 경량랙 패널과 문서 바구니가 차량 적재함에 빈틈없이 정돈되어 상차된 모습을 확인할 수 있습니다. 에이원 작업팀 차량에는 '에이원(1577-5255)' 브랜드가 선명하게 표시되어 있으며, 이는 현장 관리 책임을 명확히 하는 에이원의 서비스 방침입니다.

[표준공정 8단계, 안전 하차]

도착지 사업장에 도달한 후, 이전 물품에 손상 및 파손이 생기지 않도록 2인 1조 협업 방식으로 하차 작업을 수행했습니다. 문서 바구니와 서가 부품이 혼재되지 않도록 구역별로 분류하여 하차하고, 적재 목록과 대조 검수를 실시하여 모든 물품의 도착 여부를 확인했습니다.

[표준공정 9단계, 실내 배치 및 안착]

하차 완료 후, 서가 부품을 도착지 지정 구역으로 반입하고 분해 역순에 따라 조립했습니다. 조립 완료 후 정밀 수평 설치(레벨링)를 시행하였습니다.

사진에서 확인하실 수 있듯이, 도착지 문서고에는 알록달록한 파일들이 구역별로 정연하게 배열되어 있습니다. 출발지와 동일한 배열 순서로 복원되어, 한국 ○ ○○○공사가 리로케이션된 새로운 문서고에서 즉시 업무에 업무가 수행가능한 환경이 조성되었습니다.

[표준공정 10단계, 정리정돈]

모든 서가 설치와 문서 배치가 완료된 후, 포장 자재와 보양 자재를 전량 회수했습니다. 출발지 문서고는 사진에서 보이는 것처럼 넓고 깨끗하게 정리되어, 공간 인도 조건을 충족한 상태로 반환했습니다. 도착지에서는 즉각적인 업무 재개가 가능한 환경이 조성되었습니다.

[표준공정 11단계, 현장 확인 및 이전 종료]

이전 완료 후 담당자와 합동으로 현장을 검수했습니다. 물품 리스트와 실제 배치 현황을 1:1 대조하고, 파손·누락·오배치 여부를 체계적으로 점검하여 이상 유무를 확인 후 이전을 종료했습니다.

[표준공정 12단계, 지속적인 사후 관리]

문서고이전 작업 완료 후에도 에이원의 역할은 끝나지 않았습니다. 잔여 물품 이송, 추가 재배치 요청, 오배치 조정 등을 위해 유지보수 전담 차량 1톤 트럭 1대와 상주 인력 2명을 이전 후 2~3일간 고객사와 협의하여 배치했습니다. 한국 ○ ○○ ○공사의 업무가 완전히 안정화될 때까지 에이원은 끝까지 함께하였습니다.

4.    프로젝트 성과 요약

 (주)에이원은 한국 ○○○○공사의 문서고 이전 프로젝트를 통해, 수십 년간 축적된 공공 기록물을 배열 오류 없이 안전하게 새로운 공간에 이식했습니다. 체계적인 바구니 단위 이송 방식과 경량랙 분해·재조립 전문 기술을 바탕으로, 파손·분실·오배치 없는 정밀 이전을 완수한 프로젝트였습니다.

 저희 기업이전 전문가그룹 에이원을 이용해주신 한국 ○○○○ 공사 관계자 여러분에게 감사드립니다. 

고객의 만족으로 성장하는 기업이전 전문가그룹 에이원이 되겠습니다!